こいつバカじゃないの?と思われるビジネスメールの使い方ベスト10

バカと思われるビジネスメール

働いていると、メールを使うことが多々ある。

メールは、離れていながら相手の都合を気にせずに連絡することが出来、また、添付ファイルでデータのやり取りをすることも可能なので、LINEなどが普及した今でも、ビジネスの場においては無くてはならないツールだ。

そんなビジネスの場においての電子メールでも、笑ってしまうような誤字脱字や、送信者の常識を疑うような馬鹿みたいなメールが送られてくることもある。

今回は、「こいつバカじゃないの?」と思われてしまうビジネスメールの使い方について、アンケートを取ってみたのでその結果を紹介します。

※アンケートサイトにてアンケート実施。有効回答数152本

メールの返信に24時間以上かかる

休日を挟んだ時や、物理的にメールが返信できないような業務に従事している時を除き、メールは遅くとも24時間以内に返信するべき。

重い案件で返信に時間がかかるような内容でも、「調べるのに時間がかかりそうだから、2日時間が欲しい」旨を連絡したほうがいい。

24時間以内に返信がないと、送信した側としては「無視されているのか?」「メールチェックもしないのか?」「メールを返信する時間も作れないのか?」というような印象を抱いてしまう。

名刺にメールアドレスを記載する以上、メールでの連絡もOKですと言っているのと同意。素早い対応をすることが必要。

メールの送受信も仕事のうち。それが遅いと、仕事も遅いという印象を受ける。ましてや、メールの返信なんて誰でも出来ることなのに、それを放置するって、仕事人としての基本的なスキルを疑ってしまう。(42歳・メーカー・男性)

プライベートのアドレスからビジネスメールを送る

ビジネスのメールにもかかわらず、個人スマホのキャリアメールや、プライベートで利用しているフリーメールから送信する人の神経を疑う。

場合によっては、個人のメールボックスに仕事の機密情報などが含まれることになるかもしれない。

プライベートとビジネスをうまく切り分けることができない人間と思われてしまう。

見慣れないアドレス、しかもちょっとふざけたアドレスでメールが届いたと思ったら、取引先の担当者だった。よくもこんなアドレスのメールで仕事の連絡なんてしてくるよな、と思う。正直、こいつ大丈夫か?とまで思った。(28歳・旅行・男性)

いきなり本文から始める

社内メールも、社外メールも、当然ですが冒頭には宛名を書くのがマナー。

そんな事はビジネスマナー以前に、常識として知ってるべきことだが、にもかかわらず、いきなり「お世話になります。」「お疲れ様です。」というような本文からメールを書き始める人がいます。

仕事の付き合いは、友達ではありません。送り間違えの可能性もあるので、必ず一番最初に、「◯◯様」「△△部長」など、宛名を書くようにしたほうがいい。

社内で、同期などからメールが来る分にはなんとも思わないけど、社外の人からいきなり、「お世話になります。」とメールを送られると、常識のない人だと思う。(20代・建設・女性)

知らない者同士をCCに入れる

CCとは、carbon copyの略で、複写という意味。

CCで宛先を指定するというのは「宛先の人(Toの人)にこのようなメールを送ったので、あなたも確認をしておいてください」という意味合いがある。あくまでCCはサブ的な扱いになる。

このCCだが、実は受信した人は他にCCに入れられた人のアドレスが確認できる。つまり、受信者全員が該当のメールが送られた先を把握することが出来るというわけ。

ということは、社外の人に送るメールのCCに、自社の他の社員のアドレスを入れてしまうと、受信した側は他の社員のメールアドレスを知ることが出来てしまう。

更に怖いのが、間違って全く関係のない他社取引先のメールアドレスまでCCに入れてしまうと、完全な情報漏洩だ。

例えば、A社の担当者に送るメールのCCに、Aの競合相手B社の担当者のメールアドレスを間違って入れてしまうと・・・A社としては「へぇB社とも繋がってるんだ」と思われてしまう。

普段からBCCを利用したり、社内への連絡はグループアドレスを利用するなどの対策が必要だ。

僕に届いたメールのCCに見慣れないアドレスが。ドメインから調べてみると、全く関係のない会社の人のアドレスだった。重要な文書ではなかったが、これが重要な内容だったらと考えるとゾッとした。(34歳・金融・男性)

感嘆符(ビックリマーク)を多用

ビジネスで使うメールは、ビジネス文書の一種。

そのため、できるだけわかりやすく、ビジネスライクな文面であるべきだが、あまりにも感嘆符を多用しているメールがある。

もちろん、顧客がずっと待ち望んでいたことが実現した時などに「お待ちいただいていた商品、やっとご用意ができました!」というような、印象付けて書きたいときは、この感嘆符は有効なときもある。

しかし、なんでもかんでも感嘆符をつけてしまうと、それでしか表現ができない人と思われてしまう。

感嘆符は原則使わない。ただ、使うことでメールの文章が印象的になる場合は、1〜2個くらいに抑えて、上手に使うべき。

「!!!」って、どれだけビックリさせようとしているのか・・・そういうメールに限って大した事は書いていない。(40歳・食品・女性)

メールをよく見落とす

社内メールでよく使われる、リマインダーメールなどはしっかりと確認している?

○○の申請は今週の金曜までです。未提出の人は総務へお越しください。

こんなメールだ。

どれだけ周知していようと、それを見落としてしまったり、開封したにも関わらず、記憶に残さない人って結構多い。

稀にウッカリ忘れてしまうというのは人間だし仕方ないことだとは思うが、毎度当たり前のように忘れたり、メールそのものを見落としてしまう人がいるという事。

そういう人は、仕事と意識してメールを開いているのではなく、作業としてメールチェックしているだけ。

そういう事が続くと「仕事ができない人」と思われてしまう。

メールで連絡しても、毎回スルーしてしまう人。そんなに嫌ならメールアドレス無くした方がいいんじゃないの?意味ないでしょ。(27歳・出版・女性)

目の前にいるのにメールを送ってくる

メールはやり取りの履歴を残せる為、同じ部所間などの小さなコミュニティでも、メールでのやり取りが必要な場合もある。

また、一度に複数人に情報を周知させるのにもメールは有効だと思う。

しかし、大した内容でもないのに目の前にいる人からメールが届くと「?」な感じがする。

「今日14時空いてる?打ち合わせしたい」

そんなこと、直接声をかければいいじゃないか。

ビジネスメールを、ラインやチャット感覚で使う人がいるが、近くにいるなら直接話せばいいのに・・・(30代・メーカー・女性)

誤字脱字、間違った言葉の使い方

まぁ僕もこのブログ自体、結構誤字脱字が多いので人の事は言えないが、やはりビジネスメールでの誤字脱字は致命傷。

「笑ってしまうような変換ミス」でその場の笑い話で済めばいいが、間違え方によっては意味まで変わってくることもあるので注意が必要。

また、間違った日本語の使い方をずっと使ってくる人も「バカ?」と思われる。

今時メールで「◯◯部長 様」なんて使う人、まさかとは思いますがいないよな?

毎回、呆れるほどの誤字脱字ばかりのメールを送ってくる取引先の若手社員。CCで上司にも送っているようですが、上司も気づかないのかな?(33歳・食品・男性)

私のことを、「◯◯マネージャー様」といつも言ってくる人がいます(37歳・アウトソーシング・女性)

顔文字を使う

まさかとは思うけど、ビジネスメールで顔文字を使う人なんていないですよねぇぇ( ;´Д`)

今時ビジネスメールで顔文字を使う人なんて居ないと思っていたので、今回取ったアンケートでランクインするとは思わなかった。

実は「^ ^」と、「m(_ _)m」は今でも結構な頻度で登場するようだ・・・♪( ´▽`)

さりげない顔文字だから大丈夫だってことなのだろうか?

ふざけているのか、バカなのか、いずれにせよこういうメールを送ってくる人とは、取引したいとは思えないな・・・ε-(´∀`; )

ビジネスメールに顔文字を使ったり、wwとしてきたり、(苦笑)を使ったり・・・いやいや、面白くねーし。(28歳・アパレル・男性)

緊急内容をメールで

顔文字よりもバカと思われる堂々の1位は、緊急の内容をメールで送ってきて、そのまま放置する人。

メールというのは、相手の都合を考えずに遅れる反面、いつ確認してもらえるか分からない性質がある。

にもかかわらず、1時間以内に処理をしなければならないような「超」緊急な内容をメールで送り、電話をすることなく、送りっぱなしという人がいる。

メールというのは、多少読まれるのが遅くなって影響が無い時に使うべきで、すぐに対処しなければいけないようなクレーム対応や緊急の仕事は、電話や直接会って話すことが必須。

アポの時間をメールでリスケされたことがある。電話がかかってくることもなく、僕自身そのメールに気付いたのはアポの時間の20分後。送信時間はアポの10分前だった。電話してこいよ。(29歳・工業製品卸・男性)

いつも通り出社したら、私が出るべき会議が始まっていた。「上司は時間変更の件は、昨日の夜メールしたよ。」と。メールをチェックしたら、私が帰宅した後の21時に送られていた。いや電話するでしょ普通。(25歳・広告・女性)

皆さん、メール1つでも馬鹿にされたり、穫れるはずの仕事がポシャったりするので、メールを送信する時はくれぐれも注意するように。

ではでは。